Die fünf größ­ten Feh­ler die Un­ter­neh­men bei Mit­ar­bei­ter­be­fra­gun­gen ma­chen und wie man sie ver­mei­den kann

1. Schlech­te Vor­be­rei­tung und un­kla­re Kom­mu­ni­ka­ti­on

Oft­mals wer­den Mit­ar­bei­ter­be­fra­gun­gen un­ge­nü­gend vor­be­rei­tet und un­zu­rei­chend kom­mu­ni­ziert. Dies wirkt sich auf den kom­plet­ten Pro­jekt­ver­lauf nach­tei­lig aus: Die Mit­ar­bei­ter wis­sen zu we­nig über den Zweck und die Zie­le der Be­fra­gung, in­fol­ge des­sen ist ih­re Mo­ti­va­ti­on sich zu be­tei­li­gen und ein­zu­brin­gen ver­gleichs­wei­se ge­ring.

Be­reits im Vor­feld des Pro­jek­tes soll­ten die Mit­ar­bei­ter um­fas­send über die an­ste­hen­de Be­fra­gung in­for­miert wer­den. Ei­ne ent­spre­chen­de Kick-off Ver­an­stal­tung ist da­für ge­eig­net – ei­ne Fra­ge­run­de im An­schluss ist emp­feh­lens­wert. Eben­so emp­feh­lens­wert ist es, den Be­triebs­rat von An­fang an in das Pro­jekt zu in­vol­vie­ren, es soll­te au­ßer­dem von den Füh­rungs­kräf­ten al­ler Ebe­nen mit­ge­tra­gen wer­den. Die Mit­ar­bei­ter soll­ten vor der Be­fra­gung dar­über in­for­miert wer­den, wel­che Da­ten und in wel­cher Art und Wei­se ver­wen­det wer­den – dies schafft Ver­trau­en. In die­sem Zu­sam­men­hang soll­te man auf die Wün­sche, Be­dürf­nis­se und Be­den­ken der Mit­ar­bei­ter ein­ge­hen und die­se ernst neh­men. Das Com­mit­ment der Mit­ar­bei­ter wird dar­über hin­aus we­sent­lich er­höht, wenn ein per­sön­li­cher Nut­zen der Mit­ar­bei­ter­be­fra­gung be­steht und ih­nen die­ser ex­pli­zit kom­mu­ni­ziert wird. Nach Ab­schluss der Be­fra­gung kann man dar­über hin­aus den Mit­ar­bei­tern die Er­geb­nis­se – bei­spiels­wei­se im In­tra­net – zur Ver­fü­gung stel­len.

2. Man­gel­haf­ter Da­ten­schutz

Män­gel hin­sicht­lich des Da­ten­schut­zes oder ernst­haf­te Zwei­fel und Be­den­ken der Mit­ar­bei­ter hin­sicht­lich des Schut­zes ih­rer An­ony­mi­tät so­wie der Ver­wen­dung der Da­ten ge­fähr­den den Er­folg der Mit­ar­bei­ter­be­fra­gung. Die Be­reit­schaft zur Be­tei­li­gung an der Be­fra­gung sinkt, was sich in ei­ner nied­ri­ge­ren Rück­lauf­quo­te wi­der­spie­gelt. Gleich­zei­tig lei­det die Qua­li­tät der Da­ten, da die Mit­ar­bei­ter bei der Be­ant­wor­tung der Be­fra­gung we­ni­ger ehr­lich sind und da­zu ten­die­ren kei­ne oder nur so­zi­al er­wünsch­te Ant­wor­ten zu ge­ben.

Für den Er­folg der ge­sam­ten Maß­nah­me ist es da­her ent­schei­dend, dass der Schutz der er­ho­be­nen Da­ten ge­währ­leis­tet wird und über je­den Zwei­fel er­ha­ben ist. Ge­nau­so wich­tig ist, dass dies den Mit­ar­bei­tern auch klar kom­mu­ni­ziert wird und ih­nen An­ony­mi­tät ga­ran­tiert wird. Ei­ne Frei­wil­lig­keit der Teil­nah­me an der Be­fra­gung soll­te selbst­ver­ständ­lich sein und ei­ne Nicht-Teil­nah­me ent­spre­chend fol­gen­los blei­ben.

Den Mit­ar­bei­tern soll­te be­reits im Vor­feld der Be­fra­gung mit­ge­teilt wer­den, wel­che Da­ten wo ge­spei­chert wer­den und wer dar­auf Zu­griff hat. Wei­ter soll­ten die Mit­ar­bei­ter dar­über in Kennt­nis ge­setzt wer­den, dass kei­ne Rück­schlüs­se auf die Ein­zel­per­son mög­lich sind und die Aus­wer­tung der Da­ten le­dig­lich in ag­gre­gier­ter Form er­folgt. Al­le die­se Hin­wei­se soll­ten in der Ein­la­dung zur Be­fra­gung noch­mals schrift­lich auf­ge­führt wer­den. Im Fra­ge­bo­gen soll­ten nicht zu vie­le Fra­gen nach per­so­nen­be­zo­ge­nen Merk­ma­len wie Al­ter, Ge­schlecht oder Ab­tei­lung ge­stellt wer­den, um selbst den Ein­druck ei­ner Mög­lich­keit des Rück­schlus­ses auf ein­zel­ne Per­so­nen zu ver­mei­den. Ein Ein­be­zug des Da­ten­schutz­be­auf­trag­ten des Un­ter­neh­mens ist drin­gend an­ge­ra­ten, die Durch­füh­rung der Mit­ar­bei­ter­be­fra­gung durch ei­nen ex­ter­nen Dienst­leis­ter kann das Ver­trau­en der Mit­ar­bei­ter in Da­ten­schutz und An­ony­mi­tät we­sent­lich er­hö­hen.

3. Feh­len­de me­tho­di­sche Ex­per­ti­se

Die Er­stel­lung des Fra­ge­bo­gens und die Aus­wer­tung und Ana­ly­se der Da­ten der Mit­ar­bei­ter­be­fra­gung er­for­dern ei­ne ho­he me­tho­di­sche Ex­per­ti­se, die nicht au­to­ma­tisch im je­wei­li­gen Un­ter­neh­men vor­han­den ist und da­her ggf. ex­tern ein­ge­kauft wer­den muss.

Der Fra­ge­bo­gen soll­te aus­ge­hend von den über­ge­ord­ne­ten Be­fra­gungs­zie­len er­stellt wer­den und im Um­fang die aus­fül­len­den Per­so­nen nicht über­for­dern. Bei der Er­stel­lung des Fra­ge­bo­gens soll­te man sich Phä­no­me­nen wie so­zia­le Er­wünschtheit oder Ten­denz zur Mit­te be­wusst sein und die Fra­gen ent­spre­chend for­mu­lie­ren und kon­stru­ie­ren. In ei­nem Pre­test wird der fer­ti­ge Fra­ge­bo­gen hin­sicht­lich sei­ner Pra­xis­taug­lich­keit über­prüft und ggf. an­ge­passt. Bei ei­ner on­line­ba­sier­ten Durch­füh­rung der Mit­ar­bei­ter­be­fra­gung ist zu be­ach­ten, dass je­der Mit­ar­bei­ter die Mög­lich­keit hat an der Be­fra­gung teil­zu­neh­men. Wei­ter ist dar­auf zu ach­ten, dass die in­di­vi­du­el­len Zu­gän­ge der Mit­ar­bei­ter die­sen ein­deu­tig zu­ge­ord­net sind und je­der Mit­ar­bei­ter le­dig­lich ein­ma­lig teil­neh­men kann.

Für die Ana­ly­se und Aus­wer­tung der Da­ten nach Ab­schluss der Feld­pha­se ist in der Re­gel ent­spre­chen­de Sta­tis­tik-Soft­ware er­for­der­lich. Bei der Aus­wer­tung der Er­geb­nis­se muss man sich im Kla­ren dar­über sein, wel­che Da­ten wie auf­be­rei­tet wer­den sol­len. Bei der Ag­gre­ga­ti­on der Da­ten, bei­spiels­wei­se auf Ab­tei­lungs­ebe­ne, ist dar­auf zu ach­ten, dass der ein­zel­ne Mit­ar­bei­ter auf­grund sei­ner Merk­ma­le nicht iden­ti­fi­zier­bar ist. Mit be­stimm­ten er­ho­be­nen Kenn­zah­len las­sen sich ver­schie­de­ne Or­ga­ni­sa­ti­ons­ein­hei­ten mit­ein­an­der oder mit dem Durch­schnitt ver­glei­chen. Hier­bei muss fest­ge­legt wer­den, wel­che Ver­glei­che ge­wünscht sind. Des Wei­te­ren ist fest­zu­le­gen, wel­che Teil­grup­pen­aus­wer­tun­gen wel­che Per­so­nen­grup­pen er­hal­ten. Auch bei die­sen Ent­schei­dun­gen soll­te der Be­triebs­rat in­vol­viert wer­den.

Die Er­geb­nis­se müs­sen ent­spre­chend der Vor­ga­ben und Ent­schei­dun­gen auf­be­rei­tet und vi­sua­li­siert wer­den. In der Re­gel muss ei­ne gro­ße An­zahl von Re­ports und Be­rich­te für die ver­schie­de­nen Per­so­nen­grup­pen und Lei­tungs­ebe­nen er­stellt wer­den.

4. Un­ge­nü­gen­de Maß­nah­men­ab­lei­tung und Im­ple­men­tie­rung

Die Qua­li­tät ei­ner Mit­ar­bei­ter­be­fra­gung be­misst sich nicht al­lein von ei­ner er­folg­rei­chen Feld­pha­se mit ei­ner ho­hen Rück­lauf­quo­te und ei­ner gro­ßen Men­ge er­ho­be­ner Da­ten.

Ent­spre­chend der vor­her kom­mu­ni­zier­ten Zie­le müs­sen die­se Da­ten auch ver­wen­det wer­den und in der Ab­lei­tung de­fi­nier­ter Maß­nah­men mün­den. Wenn die Er­geb­nis­se der Mit­ar­bei­ter­be­fra­gung gar nicht oder nur zum in­ter­nen oder ex­ter­nen Mar­ke­ting ver­wen­det wer­den, de­mo­ti­viert dies die Mit­ar­bei­ter, was sich nicht nur hin­sicht­lich wei­te­rer Be­fra­gungs­wel­len nach­tei­lig aus­wirkt.

Schon ei­ne Prä­sen­ta­ti­on der Er­geb­nis­se im Nach­gang der Be­fra­gung in­klu­si­ve ei­ner Her­aus­stel­lung zen­tra­ler Lear­nings hat ei­nen mo­ti­va­tio­na­len Cha­rak­ter. In dar­auf fol­gen­den Er­geb­nis­work­shops soll­ten un­ter Ein­be­zie­hung aus­ge­wähl­ter Mit­ar­bei­ter Pro­blem­be­rei­che dia­gnos­ti­ziert und Maß­nah­men ab­ge­lei­tet wer­den. An die­ser Stel­le soll­ten die Be­rei­che, in de­nen Hand­lungs­be­darf be­steht, of­fen und ehr­lich be­nannt wer­den. Bei der Ab­lei­tung ent­spre­chen­der Maß­nah­men ist selbst­ver­ständ­lich die Mach­bar­keit zu prü­fen und ei­ne Kos­ten-Nut­zen- Ana­ly­se vor­zu­neh­men. Al­len Be­tei­lig­ten soll­te von Vor­ne­r­ein klar sein, dass nicht al­le Maß­nah­men auch um­setz­bar sind. Im Hin­blick auf die kon­trol­lier­te Eva­lua­ti­on der Maß­nah­men ist es sinn­voll, de­ren Zahl mög­lichst über­schau­bar zu hal­ten und für die Er­folgs­mes­sung ent­spre­chen­de Kenn­zah­len zu de­fi­nie­ren. In ei­nem Ak­ti­ons­plan soll­ten al­le Maß­nah­men und ein Plan für de­ren Im­ple­men­tie­rung fest­ge­hal­ten und do­ku­men­tiert wer­den.

5. Un­sys­te­ma­ti­sche Maß­nah­men- und Er­folgs­kon­trol­le

Mit der Ab­lei­tung der er­for­der­li­chen Maß­nah­men und Ver­än­de­run­gen en­det das Pro­jekt Mit­ar­bei­ter­be­fra­gung in ei­ner Viel­zahl von Fäl­len. Wenn aus der Ana­ly­se der Er­geb­nis­se die rich­ti­gen Schlüs­se ge­zo­gen wur­den und die ge­eig­ne­ten Maß­nah­men ab­ge­lei­tet und im­ple­men­tiert wur­den, so stellt dies nur den ers­ten Schritt dar.

Eben­so er­folgs­kri­tisch ist die kon­ti­nu­ier­li­che Eva­lua­ti­on der Maß­nah­men auch mit­tel- und lang­fris­tig im Nach­gang der ei­gent­li­chen Be­fra­gung. Ei­ne fort­lau­fen­de Do­ku­men­ta­ti­on und Er­folgs­kon­trol­le ist da­hin­ge­hend wich­tig, da sich die Aus­wir­kun­gen vie­ler Ver­än­de­run­gen nicht so­fort be­merk­bar ma­chen oder die Aus­wir­kun­gen be­stimm­ter Maß­nah­men im Zeit­ver­lauf im­mer ge­rin­ger wer­den.

Es emp­fiehlt sich, Fol­ge­be­fra­gun­gen der Mit­ar­bei­ter zu den um­ge­setz­ten Maß­nah­men durch­zu­füh­ren und die Maß­nah­men da­mit fort­lau­fend hin­sicht­lich ih­rer Im­ple­men­tie­rung zu über­prü­fen und ggf. an­zu­pas­sen. Wich­tig hier­bei ist, die Mit­ar­bei­ter mit die­sen Be­fra­gun­gen nicht zu über­for­dern und die Zie­le und den Nut­zen fort­lau­fend ein­deu­tig zu kom­mu­ni­zie­ren.